Gdzie to schować – „papierkowa” zmora przedsiębiorcy. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, porządkowanie dokumentacji

Już na etapie wstępnego planowania swojej mniejszej bądź większej działalności gospodarczej, warto jest przemyśleć, jak chciałoby się zorganizować takie kwestie jak przechowywanie i archiwizowanie dokumentów. Choć z pozoru może być to rzecz błaha, jednak w rzeczywistości im wcześniej się ją odpowiednio opracuje, tym lepiej dla dobra całej firmy.

Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się w specjalnie do tego celu przystosowanych pomieszczeniach i meblach (szafach, komodach, regałach). Dotyczy to każdej z jednostek gospodarczych, a więc zarówno dużych zakładów opieki zdrowotnej (w tym również prywatnych placówek), biur rachunkowych, szkół, przedszkoli, jak i niewielkich firm sprzątających. Rzecz jasna, nieduże firmy na takie porządkowanie dokumentów potrzebują znacznie mniej przestrzeni i może okazać się, że do tego celu wystarczą segregatory, umieszczone w specjalnej, należycie zabezpieczonej i wzmocnionej szafie. W przypadku wielkich przedsiębiorstw należyte porządkowanie dokumentacji jest często prowadzone przy pomocy usług firm zewnętrznych, wyspecjalizowanych w tego typu działalności.